Réponse courte : entre entreprises belges assujetties à la TVA, non : depuis le 1er janvier 2026, seule la facture électronique structurée (norme EN 16931, via Peppol) vaut facture. Le PDF reste valable vers les particuliers et comme copie de lecture jointe à la facture structurée.

Ce qui a changé au 1er janvier 2026

La loi du 6 février 2024 a redéfini ce qu'est une facture entre entreprises belges : un fichier de données structuré, conforme à la norme EN 16931, échangé en priorité via le réseau Peppol. Un PDF, même signé, même impeccable, reste une image de facture : lisible par un humain, muette pour une machine. La différence complète est expliquée dans notre définition de la facture structurée.

Ce que le PDF reste autorisé à faire

Le PDF n'est pas mort, il a changé de rôle :

  • Vers les particuliers : la facturation B2C n'est pas concernée par l'obligation, vos factures aux clients privés continuent comme avant
  • Vers l'étranger : l'obligation belge couvre le B2B domestique. Un client établi hors de Belgique relève de son propre droit
  • En copie de lecture : beaucoup d'entreprises joignent un PDF à la facture structurée, pour l'humain qui veut la lire ; c'est la version UBL qui fait foi
  • En interne et en archive : vos processus de validation et d'archivage peuvent garder leurs habitudes

Une précision utile : un PDF auquel on attache un fichier XML n'est pas une facture Peppol. Le format hybride existe ailleurs en Europe, mais ce qui circule sur le réseau, c'est le document structuré lui-même.

Ce que l'on risque à continuer au PDF

Le régime de sanctions est progressif : avertissement d'abord, puis trois mois maximum pour se mettre en conformité, ensuite 1.500 EUR pour une première infraction, 3.000 EUR pour la deuxième et 5.000 EUR à partir de la troisième. La tolérance annoncée par le SPF Finances portait sur les trois premiers mois de 2026 : elle est refermée.

Le risque le plus sérieux est pourtant ailleurs. Une facture qui ne remplit pas les conditions de validité du Code de la TVA expose votre client à un rejet de son droit à déduction. C'est son problème comptable, et cela devient très vite le vôtre commercialement : un fournisseur qui coûte un redressement ne reste pas fournisseur longtemps.

« Mon client accepte le PDF, ça compte ? »

L'accord du client ne remplace pas la forme légale : une facture B2B belge doit être structurée, indépendamment des préférences du destinataire. On ne peut pas convenir entre soi de déroger à une règle de TVA.

En pratique, la question se pose surtout dans l'autre sens : de plus en plus de clients, leurs outils comptables branchés sur Peppol, traitent les PDF à la main et paient donc plus lentement. La facture structurée arrive, elle, directement dans leur système. Beaucoup de grands donneurs d'ordre sont d'ailleurs passés à l'étape suivante et refusent purement et simplement ce qui n'arrive pas par le réseau.

L'argument qu'on entend le plus : « on verra plus tard »

Il tenait tant qu'existait un filet. Ce n'est plus le cas : la passerelle publique Hermes, qui relayait les factures vers les destinataires non raccordés, a cessé toute activité le 16 décembre 2025. Il n'y a plus de solution d'attente automatique.

Deuxième raison de ne pas repousser : jusqu'en 2027, les PME et les indépendants peuvent déduire 120 % des surcoûts liés à l'adoption d'une solution de facturation électronique. C'est une fenêtre datée, et elle se referme.

Troisième raison, la plus structurante : l'e-reporting en quasi-temps réel prévu pour 2028 s'appuiera sur la même mécanique. Une entreprise qui produit déjà des factures structurées propres passera cette étape sans y penser.

Passer du PDF au structuré sans changer d'outils

Si votre système ne sait produire que des PDF, il n'a pas à être remplacé : la conversion vers l'UBL conforme est exactement le travail d'un mapping, avec extraction fiable de vos gabarits, validation avant envoi et accusés de réception au retour.

Un conseil de méthode tout de même : si votre logiciel sait produire un export de données, même incomplet, il vaut mieux partir de là que du PDF. Un CSV bancal est une source plus fiable qu'un beau document mis en page.

C'est le principe de Peppol OutBox, décrit pas à pas dans la checklist de la première facture. Les PME qui ne veulent rien changer à leurs outils ont leur page dédiée, et les tarifs sont publics.