La norme décrit le modèle sémantique d'une facture : ce qu'est un numéro de facture, une ligne, une ventilation TVA, une référence de commande, et lesquelles de ces informations sont obligatoires. Elle ne dit pas comment les écrire dans un fichier : ce rôle revient aux syntaxes (dont l'UBL) et aux profils comme Peppol BIS, qui est aligné sur la norme.
Pour une entreprise, l'EN 16931 n'est pas un document à lire mais une exigence à satisfaire : une facture conforme BIS envoyée sur Peppol respecte la norme. C'est le niveau de conformité que garantit la validation avant envoi de Peppol OutBox.