Réponse courte : vérifiez d'abord son enregistrement réel dans l'annuaire du réseau (les faux négatifs existent : mauvais numéro, mauvaise entité, mauvais schéma). S'il n'est vraiment pas joignable, prévenez-le : son logiciel comptable ou sa fiduciaire peut l'enregistrer en quelques jours. En attendant, envoyez la facture par le canal classique, en sachant qu'elle ne vaut pas facture structurée au sens de la loi.

D'abord, vérifier vraiment

Avant de conclure que le client n'est pas sur le réseau, écartez les faux négatifs. Ils sont plus fréquents qu'on ne croit :

  • Le mauvais numéro : un identifiant construit sur le numéro d'établissement au lieu de l'entité juridique ne résout pas
  • La mauvaise entité : dans un groupe, la filiale qui commande n'est pas toujours celle qui reçoit les factures
  • Le mauvais schéma : une entreprise belge peut être publiée sous son numéro d'entreprise (schéma 0208) ou sous son numéro de TVA (schéma 9925), et pas systématiquement sous les deux. Un outil qui n'interroge qu'un seul des deux annonce « non joignable » à tort

Notre outil de vérification gratuit interroge l'annuaire officiel en direct, sur les deux schémas : dix secondes suffisent.

S'il n'est vraiment pas joignable

Depuis l'arrêt de la plateforme publique Hermes fin 2025, il n'existe plus de relais : une facture Peppol vers un destinataire non enregistré ne part pas, tout simplement. La suite est une conversation, pas un problème technique :

  • Prévenez votre client, avec bienveillance : beaucoup d'entreprises découvrent leur situation à la première facture qu'elles ne reçoivent pas
  • Orientez-le vers son outil comptable ou sa fiduciaire : l'enregistrement pour la réception est souvent une option à activer, réglée en quelques jours
  • Notez la date de votre signalement : vous avez fait votre part

Un argument qui fait mouche quand la conversation traîne : depuis janvier 2026, toute entreprise belge assujettie à la TVA doit être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées. Cette obligation-là ne dépend pas de ce qu'elle facture elle-même, ni de sa taille. Votre client n'est pas en train de vous rendre service, il est en train de se mettre en ordre.

Les cas où c'est normal

Tous les destinataires non joignables ne sont pas en infraction, et il est utile de faire le tri :

  • Les particuliers : le B2C n'est pas concerné, une facture à un particulier n'a rien à faire sur le réseau
  • Les clients étrangers : l'obligation belge ne les couvre pas. Beaucoup d'entreprises européennes sont sur Peppol, notamment aux Pays-Bas, en Italie et dans les pays nordiques, mais ce n'est ni garanti ni exigible
  • Les entités publiques hors Belgique : elles ont leurs propres canaux, parfois nationaux

Distinguer ces cas d'un vrai retard évite d'envoyer des relances inutiles et de polluer vos indicateurs.

Facturer en attendant

Le travail est fait, la facture doit exister : émettez-la normalement et transmettez-la par le canal classique (email, courrier), en gardant la trace. Ce n'est pas une facture structurée au sens de l'obligation de 2026, mais c'est la solution transitoire raisonnable qu'appliquent la plupart des entreprises, à régulariser sur le réseau dès que le client est joignable.

Deux précautions valent d'être prises. Conservez la preuve que vous avez vérifié la joignabilité au moment de l'émission, avec la date : c'est ce qui distingue une impossibilité constatée d'une négligence. Et gardez ces factures dans une file de reprise, pour les réémettre sur le réseau quand le destinataire s'enregistre, plutôt que de les oublier.

Ce que dit le rejet, quand il y en a un

Il faut distinguer deux situations que l'on confond souvent. Le destinataire introuvable dans l'annuaire signifie que la facture n'est jamais partie : rien n'a circulé, et c'est le cas traité plus haut.

Le rejet est différent : la facture est bien arrivée chez le destinataire, et son système l'a refusée. Le motif remonte alors dans l'accusé de réception, et il est généralement précis : référence de commande manquante, catégorie de TVA incohérente, écart de totaux. Ce n'est pas un problème de joignabilité mais de contenu, et il se corrige de votre côté.

Confondre les deux fait perdre du temps : on appelle un client parfaitement enregistré pour lui demander de s'enregistrer, alors qu'il attend simplement un numéro de bon de commande.

Automatiser cette gymnastique

À l'échelle d'un service de facturation, ces cas se gèrent mieux en flux qu'à la main : vérification de joignabilité avant chaque envoi, statut clair quand le destinataire n'est pas sur le réseau, mise en attente plutôt qu'échec silencieux, et renvoi automatique dès qu'il devient joignable.

C'est le genre de logique que Peppol OutBox intègre, accusés de réception compris. Les fiduciaires, qui suivent ces situations pour des dizaines de clients à la fois, ont leur page dédiée, et les PME la leur.